Wednesday 10 September 2014

Tip Menyediakan Surat Rayuan Rasmi

Salam Sejahtera,

Seperti coretan saya sebelum ini, saya menjanjikan tip-tip bagaimana anda boleh membuat surat rayuan rasmi anda sendiri.

Rayuan rasmi adalah usaha terakhir anda terhadap sesuatu keputusan rasmi yang tidak seperti yang anda harapkan adalah dengan tindakan merayu atau membuat rayuan.

Mengapa rayuan adalah perlu dan mengapa ia penting sebagai tindakah terakhir yang anda harus lakukan?


Tiga sebab utama, mengapa anda perlu membuat rayuan :-
  1. Perundangan di Malaysia membenarkan anda membuat rayuan atas sesuatu keputusan, Oleh itu, anda perlu mengambil kesempatan yang sah ini.
  2. Jika di Mahkamah Sivil, persalah sivil diberi peluang untuk merayu untuk meringankan hukuman, oleh itu, dalam soal pentadbiran, peluang merayu memang terbuka kepada anda.
  3. Rayuan rasmi bertulis turut menjadi pertimbangan didalam sesuatu proses pentadbiran dan perundangan di Malaysia. Tiada rayuan rasmi diterima dianggap faktor pertimbangan tidak diambil kira. Oleh itu, wajar bagi anda membuat rayuan rasmi.

Rayuan perlu dibuat secara bertulis kerana perundangan di Malaysia hanya mengiktiraf penerimaan rayuan bertulis sahaja dalam urusan rasmi.

Akan tetapi, anda perlu fahami bahawa rayuan yang dibuat masih tertakhluk kepada faktor pertimbangan yang akan dibuat oleh pihak penerima.

Perundingan lanjut juga boleh tertakhluk diantara anda dan pihak penerima selepas rayuan bertulis diberikan, seperti perbincangan lanjut, proses timbang-tara, proses 'negotiation' dan sebagainya.

Namun begitu, biarpun anda mungkin boleh mencapai 90% atau 80% atau mungkin juga 60% daripada sasaran yang sepatutnya, hasil daripada rayuan yang dibuat, anda masih tidak rugi kerana berusaha, daripada anda tidak berusaha langsung, atau, anda tidak perolehi sebarang hasil langsung.

Sesetengah orang akan melantik dan mengupah orang lain untuk menyediakan surat rayuan. Ia tidak salah sekiranya anda tiada kemahiran untuk menyediakan surat rayuan rasmi.

Tetapi, tujuan coretan saya ini untuk berkongsi apakah tip asas untuk membantu dan membolehkan anda menyediakan surat rayuan anda sendiri.

Tip Pertama.

Surat rayuan mestilah surat format rasmi. Maksud format rasmi adalah perlu ada nama, alamat dan nombor kad pengenalan pengirim, tarikh surat, rujukan surat, alamat lengkap penerima, tajuk, pendahuluan, isi dan penutup surat.

Perbezaan surat rayuan rasmi dengan surat rasmi yang lain adalah bahagian isi surat perlu mengandungi fakta-fakta sesuai (reasonable facts) terhadap rayuan yang anda lakukan.

Manakala di bahagian penutup pula, itu adalah ruang untuk anda menegaskan pendirian dan komitment anda terhadap rayuan yang anda lakukan dan kesungguhan rayuan anda, dan sumbangannya kepada pihak penerima, kebaikan diri anda, kebaikan keluarga anda, masyarakat, bangsa dan negara.

Tip Kedua

Alamat penerima mesti alamat yang lengkap. Jika rayuan melibatkan organisasi, ia perlu mengandungi maklumat lengkap tentang jawatan, jabatan atau bahagian, alamat organisasi lengkap dan nama individu pihak penerima yang bertanggung-jawab bakal menerima surat rayuan anda.

Pastikan tiada kesilapan kepada ejaan nama dan jawatan atau kedudukan nama individu yang bertanggung-jawab menerima rayuan anda.

Jika penama memilikki sebarang pangkat seperti Yang Berhormat, Datuk, Dr dan sebagainya, pastikan ia tepat, lengkap dan betul.



Tip Ketiga

Sekiranya rayuan yang anda lakukan memilikki rujukan sebarang surat rasmi yang telah anda terima, pastikan anda menulis rujukan surat tersebut di ruangan "rujukan tuan" seperti Tip Pertama diatas.

Ini memudahkan pihak penerima membuat rujukan surat rasmi mereka atau fail rasmi mereka yang berkaitan dengan urusan rayuan anda.

Tip Keempat.

Surat rasmi mesti mempunyai tajuk. Perbezaan dengan surat rasmi yang lain, tajuk mestilah tertulis 'RAYUAN RASMI BERKAITAN......'.

Tajuk surat seumpama jodol sebuah cerita atau novel. Ia akan menggambarkan kandungan surat anda dan membuka persepsi awal penerima di peringkat awal membaca surat rayuan anda.

Tip Kelima

Sekiranya anda telah menghubungi pihak penerima berbincang secara lisan sebelum menghantar surat rayuan rasmi, mulakan pendahuluan surat rayuan anda dengan menyatakan tarikh dan dengan siapa (nama) individu yang telah anda hubungi,

Penyataan ini juga akan membantu pihak penerima merujuk kepada individu terbabit apakah perbincangan dan perkara yang telah anda suarakan secara lisan.

Perlu diingatkan, rujukan perbincangan lisan amat penting untuk membantu faktor rayuan anda turut diambil kira.

Tip Keenam

Jelaskan secara terperinci mengapa dan sebab anda membuat rayuan. Ia seharusnya dalam fakta yang jujur, jelas, nyata, logik dan diterima pakai, di dalam bahagian isi surat rayuan anda.

Sebagai contoh, jika berkaitan kewangan, pendapatan dan taraf gaji anda, fakta rayuan mungkin berkaitan dengan perbelanjaan, tanggungan, jumlah anak-anak, hutang yang perlu ditanggung dan latar belakang keluarga anda.

Jika berkaitan dengan hak milik, fakta rayuan mungkin berkaitan dengan tujuan, matlamat, wawasan atau sumbangan anda kepada masa hadapan, keluarga dan masyarakat anda. Fakta seruan kerajaan juga boleh diambil kira dalam aspek ini.

Jika berkaitan dengan prosiding mahkamah sivil, fakta rayuan mungkin berkaitan dengan kehadiran anda, akuan bersalah, rayuan lisan kepada mahkamah, kos perundangan dan 'respect' anda kepada mahkamah.


Tip Ketujuh

Nyatakan komitment anda dengan bersungguh-sungguh di bahagian penutup surat rayuan anda.

Ia boleh meliputi kepada kesungguhan kenapa anda merayu, kesungguhan anda sekiranya rayuan dipertimbangkan dan kesan yang bakal berlaku kepada kedua-dua pihak sekiranya rayuan anda tidak dipertimbangkan.

Tip Kelapan

Apabila menulis ayat dalam surat rayuan rasmi, anda harus menulis dengan ayat yang jujur, jelas dan padat.

Susunan bahagian-bahagian surat rayuan mestilah teratur dan penerima merasa selesa dengan susunan ayat atau bahasa ayat yang anda gunakan.

Semasa proses penyediaan surat rayuan anda, lebih banyak kali anda menyemak 'draft' surat anda, membaca berulang-ulang kali, mengandaikan anda sebagai penerima membaca surat tersebut, ia akan menjadikan surat rayuan anda lebih mantap dan berkualiti.

Tip Kesembilan

Biarpun surat rayuan boleh dibuat dengan tulisan tangan, tetapi, disebabkan perkembangan teknologi masa kini, adalah lebih baik surat rayuan rasmi ditaip, agar lebih kemas dan ayat atau perkataan lebih jelas.

Anda boleh menggunakan Microsoft Word untuk menaip surat rayuan anda.

Tip Kesepuluh

Dokumen sokongan yang dirasakan perlu boleh dilampirkan sebagai rujukan kepada surat rayuan rasmi anda. Sebagai contoh, jika berkaitan ahli keluarga anda, mungkin memerlukan salinan kad pengenalan (Mykad). Jika tentang pendapatan, mungkin salinan penyata gaji atau penyata Bank, dan dokumen-dokumen berkaitan lain yang penting.


Selamat mencuba, dan, semuga anda berjaya dalam usaha rayuan rasmi yang bakal anda lakukan.

Jumpa lagi di lain coretan.

Saiful Mat.






No comments:

Post a Comment