Tuesday 28 October 2014

Dialog Rasa Di tipu, Dialog Rasa Di Persalahkan...

Salam Sejahtera semua...

Jumpa lagi dalam perkongsian ini...

Kali ini, saya ingin membawa dua dialog,

Ini bukan dialog skrip filem drama atau filem,

Ini adalah dialog dua realiti keadaan yang pernah dihadapi oleh pekerja dan majikan.

Dialog realiti yang pernah atau sering dihadapi diantara pekerja dan majikan.

Mari kita perhatikan dialog-dialog dibawah.

Dialog #1

Perbualan di antara pekerja dan pekerja.
Dialog di antara Abu dan Atan (bukan nama sebenar)

Abu : Aku tak puas hati lah kat bos syarikat aku...!!"
Atan : Mengapa Abu?
Abu : Masa mula kerja dulu, bos aku cakap ada elaun lah, ada komisyen lah, tapi, bila aku start kerja, bos aku tak bayar pun..
Atan : La, aku datang kerja ke tidak?
Abu : Mesti lah aku datang kerja....kerja bagai nak giler, bos aku tak nak bayar pulak..!!
Atan : Habis tu macam mana..?
Abu : Aku nak report kat Pejabat Buruh lah.., aku pun dah takde mood nak kerja ni..!!



kredit photo kepada bagastripujiantoro-blogspot.blogspot.com


Cuba lihat pula Dialog kedua.

Dialog#2

Perbualan di antara majikan dan penyelianya.
Dialog di antara Bos dan Penyelia

Penyelia : Bos, kita ada masalah lah..
Bos : Apa masalah nya?
Penyelia : Pekerja kita si Abu buat hal, dia malas nak kerja.
Bos : La yke, awak dah kenal pasti, mengapa dia macam tu? Kan dia baru 2 bulan kerja?
Penyelia : Dah bos, dia cakap dia tak berpuas hati dengan bos....!!
Bos : Tak berpuas hati dengan saya...? Kenapa pulak...??
Penyelia : Dia cakap Bos ada janji nak bagi dia elaun dan komisyen, tapi sampai sekarang dia cakap tiada bayar kat dia...!
Bos : La, itu pun jadi hal? Memang saya cakap, tapi saya tak janji. Saya cakap, mungkin saya akan bagi elaun dan komisyen, jika dia rajin kerja...
Penyelia : Saya dah cerita, tapi dia tetap tak boleh terima. Dia cakap nak report ke Jabatan Buruh...!
Bos : La, dia nak buat gitu pulak.....! Hmm, kita berhenti kan dia kerja lah jika dia nak report ke Jabatan Buruh...!!



Kredit photo untuk ewafebri.blogspot.com

Kesimpulan

Apabila kita perhatikan kedua-dua dialog diatas
Kita dapati berlaku tiada kata persetujuan diantara Abu dan Bos nya.
Atau, dengan kata lain, diantara pekerja dan majikannya
Maksud kata persetujuan dalam pekerjaan adalah tidak wujud perjanjian kerja.
Maksud perjanjian kerja pula adalah tiada Kontrak Pekerjaan
Kontrak pekerjaan yang akan mengikat kedua-dua pihak.

Kontrak pekerja mungkin disediakan, tetapi tidak lengkap.
Biarpun majikan hanya akan menawarkan sesuatu faedah tetapi bersyarat,
Ia sepatutnya dinyatakan dalam kontrak perjanjian.
Apabila sesuatu syarat dibuat secara lisan, itu lah yang terjadi seperti dialog diatas.

Kontrak pekerjaan perlu disediakan oleh majikan.
Ia disediakan secara bertulis yang dinamakan sebagai Surat Tawaran Pekerjaan (Employment Offer Letter).
Surat ini mesti difahami oleh kedua-dua pihak dan juga ditandatangani oleh kedua-dua pihak.
Penerimaan kandungan surat tawaran pekerjaan dapat mengelak ketidakpuashatian di waktu kemudian.

Selain sebagai rujukan kepada kedua-dua pihak,
Ia juga menjadi komitment kepada pekerja kerana bersetuju menerima tawaran kerja yang diberikan majikan
Malah, ia juga menjadi pelindung (protect) kepada majikan sekiranya pekerja tidak mencapai tahap prestasi yang ditetapkan.
Tanpa mengira sama ada ianya majikan kecil, sederhana atau besar.
Majikan perlu memilikki pengetahuan menyediakan surat tawaran pekerjaan ini.



Saturday 18 October 2014

TIPS ATASI - Tak Tegur Salah, Nak Menegur Serba Salah....

Salam Sejahtera...

Pada coretan saya pada 20 Sep' 2014 lalu, saya telah berkongsi satu permasalahan..

Permasalahan perasaan serba-salah untuk menegur Rakan Perniagaan (Business Partner) dan Pekerja Bawahan (Subordinates).

Untuk anda menggigati semula, boleh BACA DISINI.

Apabila perasaan serba-salah ini timbul, memang sukar nak menyampaikan teguran.

Pelbagai perasaan lain juga timbul, macam mana nak mula menegur, mereka dengar atau tidak apa yang nak kita tegur, mereka boleh terima ke teguran kita, mungkin kah mereka akan menegur balik kita, dan sebagainya.

Perasaan ini merupakan cabaran besar buat anda.

Sekiranya cabaran ini tidak dapat diatasi, ia akan menghasilkan masalah yang lebih besar lagi.

Bagaimana untuk menghadapi dan mengatasi situasi ini?


kredit gambar untuk nyalip.com

Kali ini saya ingin kongsikan beberapa Tips bagaimana dapat membantu anda dapat mengatasi perasaan serba-salah semasa menegur rakan perniagaan dan pekerja bawahan anda.

1.) Jangan terlalu 'Straight Forward'.

Sesetengah orang terlalu 'Straight Forward' semasa bercakap.

Sikap ini sesuai untuk menjimat kan masa dan kos. Tetapi, untuk mengatasi perasaan serba-salah diri sendiri untuk menegur orang lain, ia bukan satu pilihan yang sesuai.

Bila menegur, sekiranya anda terus kepada point "yang ini salah, yang itu salah", itu pendekatan yang silap.

Orang yang anda tegur sama ada akan berlakon seolah menerima teguran anda, ataupun, mereka akan memberi maklum-balas yang berlawanan dengan hasrat teguran anda.

Mereka akan mengganguk seolah-olah menerima teguran anda 'straight forward', tetapi apa yang anda sampaikan tidak akan sampai ke hati mereka, dan, akan timbul perasaan tidak berpuas hati di kemudian hari.

Hanya mereka yang betul-betul jujur, amanah, 'high committed' dan 'workholic' sahaja yang boleh menerima pendekatan 'Straight Forward'.

Masalahnya, tidak semua orang begitu. Ramai dikalangan yang agak beremosi dan mempunyai persepsi yang berbeza-beza terhadap sesuatu isu yang ingin anda sampaikan.


2.) Mulakan dengan perbualan biasa.

Sebelum anda membuka isu yang ingin anda sampaikan, elok mulakan dengan perbualan biasa atau 'light talk' terlebih dahulu.

Anda boleh mulakan dengan bertanya tentang diri mereka seperti kesihatan, khabar tentang keluarga, berbincang isu semasa, bertanya sesuatu yang mereka lakukan dan sebagainya.

Pendekatan ini amat sesuai sekiranya orang yang bakal anda tegur seseorang yang 'sensitif' atau 'moody', dan, seseorang yang jarang diajak berbual.

Biarpun mereka akan perasan atau mungkin merasa hairan mengapa cara perbualan anda bermula begitu.

Tapi, anda tidak perlu risau, pendekatan ini akan membuka perhatian mereka atau 'Opening Attention' terhadap sesuatu yang ingin anda sampaikan.

Langkah ini perlu untuk beberapa ketika, agar persefahaman awal dari aspek komunikasi boleh bermula.

Langkah ini juga menjadi inisiatif saling mengenali dan membina persepsi lebih terbuka sebelum membincangan sesuatu topik.


3.) Jujur dalam menyampaikan sesuatu.

Sesuatu perkara atau topik yang ingin anda sampaikan secara jujur amat penting.

Jika anda sendiri yang memantau kelemahan yang mereka lakukan, jangan sekali-kali menggunakan nama orang lain.

Jika orang lain yang menyampaikan maklumat itu kepada anda, jangan sekali-kali anda sampaikan atas nama anda, selagi anda sendiri tidak menyemaknya sendiri.

Jangan takut sekiranya anda dipersoalkan mengapa dan bagaimana anda memantau, menilai atau mengetahui kelemahan yang berlaku kerana anda telah menyemaknya.

Anda juga perlu menjelaskan aspek kebaikan terhadap perniagaan atau syarikat berhubung pemantauan peribadi yang anda telah lakukan.

Apabila anda jujur, mereka akan dapat melihat bahawa perkara yang anda sampaikan adalah suatu teguran yang ikhlas daripada anda.


4.) Gunakan bahasa yang baik.

Pemilihan bahasa dan nada yang sesuai banyak membantu penyampaian anda agar boleh diterima.

Jika anda memilih bahasa yang berhemah, ia tidak akan merendahkan kedudukan anda jika anda seorang 'boss'.

Menggunakan unsur jenaka untuk mengeratkan perhatian penerima juga sesuai.

Tetapi, ingatlah, anda tidak digalakkan menggunakan unsur jenaka untuk melindungi perasaan serba-salah anda, kerana, mereka akan menyedari anda cuba melindungi kelemahan diri sendiri

Kesilapan ini juga akan menggambarkan yang anda tidak ikhlas dan tidak serius dalam apa yang ingin anda sampaikan.

Ingatlah, teguran yang berjaya tidak semestinya perlu nada yang tinggi dan kasar.


4.) Jangan terlalu kerap 'melatah'.

Maksud 'melatah' disini bukan bermakna sifat orang yang mempunyai penyakit 'melatah' apabila disergah.

Maksud 'melatah' disini adalah, anda terlalu terburu-buru menegur orang lain tanpa maklumat yang mencukupi dan tanpa cukup persiapan.

Ia juga membawa maksud sekiranya anda terlalu mudah emosi dan menujukkan 'moody' anda untuk menegur orang lain, apatah lagi, sekiranya anda hanya mendengar dari sebelah pihak sahaja.

Kesilapan ini bukan sahaja akan menjatuhkan kredibiliti anda pada mereka, malahan, anda akan merasa lebih serba-salah dan tidak dipercayai dikemudian hari.

kredit gambar untuk pakarhowto.com

5.) Pendekatan 'eye contact'

Pendekatan 'eye contact' amat popular dalam komunikasi dua hala.

Ia bermaksud, semasa bercakap secara berdepan (face to face), mata anda fokus kepada mata orang yang anda bercakap.

Kaedah ini bukan sahaja mampu menghilangkan perasaan serba salah semasa bercakap, ia juga membina ikatan komunikasi.

Apabila anda fokus terus ke dalam mata mereka semasa bercakap, anda akan dapat merasakan apa yang anda sampaikan akan terus menusuk ke dalam sanubari mereka.


6.) Memek muka yang selesa.

Membina memek muka selesa anda sendiri semasa bercakap dengan orang lain amat mudah untuk mendapat perhatian orang lain semasa bercakap.

Maksudnya disini adalah pastikan memek muka anda memberikan keselesaan kepada orang lain semasa bercakap.

Ia sama ada, memek muka yang tenang, sambil tersenyum, fokus, sesuai dengan nada atau sesuatu topik yang harus diberi penekanan atau membina perbualan yang sedang berlaku.

Menegur seseorang tidak semestinya dengan memek muka yang serius tidak tentu pasal atau menggunakan nada yang tinggi.

Ia hanya akan gagal untuk melindungi sifat serba salah anda, dan lebih buruk lagi, anda tidak akan dihormati oleh orang lain.

Sebaliknya, memek muka yang 'selamba' atau 'tiada perasaan' hanya akan menyebabkan orang anggap anda tidak serius atau semakin menyerlah sifat serba salah.

Jangan sekali-kali semasa bercakap, anda memandang tempat lain atau memandang ke atas. Ini secara 'direct' akan menggambarkan anda tidak jujur, takut dan memang serba-salah.


7.) Buat persiapan sebelum mula menegur.

Persiapan sebelum bercakap menegur orang lain amat penting untuk mengatasi sifat serba-salah anda.

Persiapan disini bermaksud, persiapan perkara yang ingin anda sampaikan dan persiapan pendekatan serta gaya bahasa yang anda ingin gunakan.

Selain itu, persiapan dalam memilih hari, waktu dan lokasi yang sesuai juga amat penting, agar komunikasi anda menjadi lebih berkesan.

Situasi untuk menyampaikan maksud anda tidak semestinya secara 'formal' di bilik mesyuarat atau dalam waktu bekerja.

Bijak mengambil peluang pada situasi 'tidak formal' seperti semasa minum petang, selepas berjogging, selepas makan malam, semasa dalam kenderaan, dan sebagainya banyak membantu mengatasi perasaan serba-salah dan komunikasi anda berjaya.


8.) Menegur menerusi telefon, emel, sms atau media lain.

Jika kaedah ini anda gunakan, ia akan merosakkan lagi situasi yang anda hadapi.

Selain daripada apa yang bakal anda katakan akan disalah anggap atau disalah fahan oleh penerima, ia semakin menyerlah perasaan serba-salah anda dan sifat anda berselindung dari sesuatu.

Kaedah ini hanya sesuai sekiranya memang telah terjalin suatu ikatan komunikasi dan persefahaman diantara anda dan penerima sama ada dalam sesuatu perkara mahupun sesuatu keadaan.

Sebagai contoh, sekadar untuk 'follow-up' perkara yang telah dibincangkan atau sekadar sebagai 'friendly reminder' untuk sesuatu ingatan penting.


9.) Teguran mesti berfakta.

Ini adalah tanggung-jawab anda sendiri sebelum berhasrat menegur orang lain dan untuk mengelakkan anda merasa serba-salah menegur mereka.

Anda mesti mempunyai fakta yang tepat dan benar tentang sesuatu perkara atau kelemahan yang anda ingin menegur mereka.

Fakta-fakta ini boleh anda perolehi menerusi 'home work' yang anda lakukan dengan menyemak, mengumpul maklumat dan menilai sendiri kelemahan mereka untuk tempoh tertentu.

Jangan sekali-kali menggunakan 'andaian' orang lain untuk disampaikan kepada mereka. Jika tidak benar, anda akan di 'label' sebagai suka 'berkata belakang' mereka dan tidak jujur.

Jika fakta-fakta yang anda kumpulkan berjaya anda tunjukkan semasa sessi perbincangan dengan mereka, itu adalah yang 'tarbaeek!!'. Itu akan menjadi sebab kukuh mengapa anda wajar menegur mereka.


10.) Terima kelemahan diri.

Orang lain akan juga menegur anda semasa sessi anda menegur mereka.

Sama ada mereka menegur kerana apa yang turut mereka perhatikan atau andaian mereka, setidaknya mereka menyampaikan secara 'direct' kepada anda.

Lagipun, siapa jua kita, kita sendiri tidak akan perasan apa kelemahan diri kita sendiri.

Terima dengan terbuka sebarang teguran yang juga mereka sampaikan kepada kita. Tunjukkan anda menerima teguran mereka dan berusaha turut akan berusaha sama-sama memperbaiki diri.


11.) Gaya bercakap sambil memegang sesuatu berkaitan.

Ini akan membantu untuk menghilangkan perasaan gemuruh atau serba-salah semasa bercakap dengan orang lain.

Gaya memegang sesuatu sambil bercakap adalah seperti memegang fail, tablet, smart-phone, dokumen dan sebagainya.

Tetapi, jangan pula anda terlalu memandang apa yang ada pegang semasa bercakap pula...itu lain pula maksudnya.

Kaedah ini juga bakal menunjukkan kepada bahawa anda telah membuat persediaan sebelum sessi yang anda laksanakan bersama mereka.

Selamat mencuba dan berjaya.


Sekiranya anda ada sebarang 'feed-back', saya mengalu-alukan sebarang komen.

Saya juga mengalu-alukan anda menjadi 'member' untuk blog saya ini agar anda dapat 'update' perkongsian blog saya.





Sunday 5 October 2014

Ketakutan Yang Lama, Keberanian Yang Baru.

Salam Sejahtera Semua...

Kali ini saya ingin berkongsi pengalaman saya dalam coretan ini.

Sudah lama saya berhasrat untuk mencurahkan perkongsian ini.

Mungkin perkongsian kali ini ada manfaat kepada orang lain.

Pengalaman yang saya ingin kongsikan berkaitan dengan penghijrahan kerjaya saya.

Penghirahan yang pada awalnya atas desakan persekitaran kerja dan ekonomi,

Tetapi, akhirnya memberikan kebaikan yang tiada tolok bandingnya.

Selama 18 tahun saya berkhidmat dalam persekitaran perindustrian,

Melaksanakan peranan Pengurus Pentadbiran Am (General Affairs) di sebuah syarikat pelaburan Jepun di Jengka, Pahang.

Bekerja untuk tempoh selama itu di luar bandar,

Memang memberikan pengalaman luas yang tersendiri tentang cara pengurusan mengikut budaya organisasi Jepun yang tidak kurang juga hebatnya.

Pendedahan luas tentang pengurusan sumber manusia, perundangan pekerjaan, pengambilan pekerja, pengurusan vendor, perundangan ISO, pengurusan servis, kawalan keselamatan, pengurusan 'compound' dan perhubungan awam diperolehi sepanjang 18 tahun bersama organisasi tersebut.



Namun begitu,

Tempoh yang begitu lama berkhidmat di sebuah organisasi yang mempunyai 'dunia' tersendiri dan terletak di luar bandar menimbulkan 'ketakutan' tersendiri dalam diri sendiri.

'Ketakutan' yang dimaksudkan adalah ketakutan dalam diri yang timbul :-
  1. Merasakan hanya itu kerjaya paling sempurna dan paling sesuai untuk diri sendiri.
  2. Merasakan tiada peluang yang lebih baik sekiranya kerjaya itu tergugat.
  3. Merasakan tiada keupayaan untuk hidup selain kehidupan yang dimilikki waktu itu.
  4. Meraskan penghijrahan kerjaya akan mewujudkan risiko kehidupan.
  5. Terlalu bergantung kepada orang lain dan cara berfikiran orang lain

Itulah persepsi sekian lama yang dipegang selama 18 tahun dalam organisasi yang sama.

Malangnya, saya terpaksa juga keluar meninggalkan organisasi tersebut dengan semua persepsi ketakutan tersebut.

Setelah bekerja di organisasi baru, menceburi cabaran kerjaya baru, dan, lokasi di bandar Kuala Lumpur,

Lokasi yang selama ini menjadi ketakutan sebelum ini, pengalaman yang tanpa diduga dan terbaek saya perolehi.



Bersama organisasi baru, saya menjawat jawatan sebagai Pengurus Sumber Manusia dengan tenaga kerja seramai 2500 orang lebih.

Selain daripada dapat 'refresh' diri sendiri, bersama organisasi baru turut memberi peluang kepada imej baru, personaliti baru, 'branding' baru, cabaran baru, fungsi baru dan kepercayaan baru.

Biarpun Kuala Lumpur, ibukota Malaysia, yang selama ini menjadi ketakutan diri saya,

Cabaran bekerja dan cabaran hidup di kotaraya ini sebenarnya memberikan kekuatan dan keazaman baru yang berganda-ganda 'power' nya berbanding di luar bandar dahulu.

Benarlah orang kata, pekerjaan baru atau kerjaya baru adalah peluang untuk menjadi 'orang yang baru' dalam hidup kita.

Saya benar-benar merasai makna pepatah itu...

Lebih banyak pengalaman, ilmu, kemahiran, keyakinan dan keberanian diri yang saya perolehi selepas penghijrahan ini.



Pengajaran daripada kisah saya ini 

  1. Jangan takut untuk berhijrah, dari perkara kecil hingga ke perkara besar. Hijrah memilikki hikmah tersendiri. Rasulullah telah memberikan contoh terbaik kebaikan hijrah.
  2. Jangan terlalu selesa dengan apa yang kita lakukan dan kita lalui sekarang. Perasaan selesa itu akan menghadkan peluang untuk kita lebih maju.
  3. Jangan takut kepada cabaran baru yang belum kita lalui. Cabaran baru itu lah yang bakal melonjak kita lebih jauh lagi kepada yang lebih baik.
  4. Jangan terlalu terkongkong dengan pemikiran orang lain. Berusaha membina gaya pemikiran sendiri memberikan persepsi baru yang kita tidak dapat bayangkan.
  5. Jangan bimbang jika keseorangan di persekitaran baru. Keseorangan diperingkat awal akan menjana semangat juang yang tiada tolok bandingnya.
  6. Jangan risau dengan persekitaran asing baru. Persekitaran asing memberi kekuatan jati diri dan keyakinan diri yang luarbiasa.
  7. Jangan hilang kepercayaan kepada diri sendiri. Mengenali diri memberikan keyakinan dan keberanian yang tidak pernah kita temui sebelum ini.

Semuga perkongsian pengalaman ini bermenafaat kepada anda.




Sunday 21 September 2014

Tips Menyediakan Catatan Harian

Salam Sejahtera,

Dalam coretan sebelum ini, saya telah berkongsi kepentingan Catatan Harian.

Seperti yang saya janjikan, coretan kali ini, saya berkongsi tentang Tip menyediakan Catatan Harian.

Memang tidak dinafikan, perkataan Catatan Harian biasa kita dengar

Asas konsep Catatan Harian kerja bermakna mecatat kerja atau perkara yang dilakukan setiap hari.

Semua orang mungkin boleh membuat catatan setiap hari, persoalannya, setakat mana catatan yang dibuat bermakna dan berfaedah untuk sepanjang hayat.



Catatan Harian jika dilaksanakan dengan kaedah yang betul dan sesuai, adalah rekod amat penting, tanpa mengira, sama ada anda seorang perniaga atau bekerja 'makan gaji'.

Tapi, sifir yang penting bagi catatan harian, kepentingan dan faedah catatan harian bakal anda nikmati adalah setaraf dengan disiplin yang anda milikki.

Memang mudah untuk mula membuat catatan harian, cabaran besar, untuk mengekalkan setiap hari catatan anda.

Faedah Catatan Harian yang bakal anda nikmati :-

  1. Menjadi perakam bertulis peribadi, merekod segala apa yang anda rancang, yang anda laksanakan dan pencapaian anda setiap hari. Ia dapat dilakukan mengikut pemilihan kaedah dan format yang sesuai mengikut cara anda sendiri.
  2. Menjadi penegur paling jujur dan setia, menegur anda jika tiada rekod catatan, jika pencapaian anda tidak mengikut perancangan, matlamat atau sasaran anda sendiri.
  3. Menjadi rakan paling memahami, untuk anda mengadu, luahkan perasaan anda untuk segala cabaran, kegembiraan dan kekecewaan yang anda lalui.
  4. Menjadi pengukur kepada prestasi peribadi anda, membandingkan diantara 'plan' dan 'actual'.
  5. Pakar sejarah peribadi anda, merakam segala suka duka, liku-liku perjuangan dan catatan peristiwa penting, untuk rujukan anda atau orang lain.
  6. Mennjadi transkrip di masa hadapan, sekiranya anda memilikki cita-cita untuk berkongsi segala kejayaan anda kepada orang lain di masa hadapan menerusi penulisan, seminar dan sebagainya.

Nah, kita telah berkongsi apa faedah-faedahnya.

Seterusnya, mari kita lihat, apakah tip menyediakan Catatan Harian.

Saya akan memberikan perkongsian beberapa kaedah yang sesuai. Terserah kepada anda untuk memilih kaedah yang mana sesuai dengan keperluan anda.

Kaedah Pertama - Catatan Harian Essay.

Kaedah ini sama seperti anda menulis diari. Semua catatan apa yang anda lakukan setiap hari, termasuk aktiviti, kejayaan, kelemahan, proses dan maklumat kewangan dibuat secara 'essay'.

Kaedah ini berdasarkan tarikh, Ada yang menyatakan masa apabila catitan aktiviti, mesyuarat atau perjumpaan diperlukan.

Kebaikan kaedah ini, anda boleh menulis catatan mengikut gaya bahasa anda sendiri.

Kelemahan kaedah ini, agak sukar untuk anda menyemak kembali (record trace) catatan anda sekiranya melibatkan tempoh yang agak lama.


Kaedah Kedua - Kaedah Berformat "Precise"

Kaedah ini, catatan anda dibuat menerusi format.

Saya menamakan "precise" kerana catatan anda dipisahkan mengikut format berstruktur.

Format membolehkan catatan dibuat secara tepat, mudah di lihat, dan yang paling penting, mudah untuk dirujuk semula di masa hadapan.

Perbandingan antara yang dirancang dan yang sebenar berlaku untuk anda membuat perbandingan mengapa hasil sebenar tidak seperti dirancang.

Contoh kaedah ini seperti dibawah :-



Kebaikan kaedah ini, catatan anda lebih tersusun, mudah untuk catatan dibuat dan dibandingkan, serta mudah untuk dirujuk di masa hadapan.

Kelemahan kaedah ini, kejujuran mencatat hasil sebenar yang tidak seperti dirancangkan, dan, sering gagal mencari penyelesaian bagaimana untuk memperbaiki hasil seperti sepatutnya.


Kaedah Ketiga - Kaedah Berformat 'PDCA'.

Kaedah ini agak lebih ke hadapan dan menonjol untuk digunakan sebagai catatan harian.

Kaedah ini dinamakan 'PDCA' kerana ia bukan sekadar catatan sekarang, ia juga mengandungi perancangan akan datang untuk setiap aktiviti yang anda laksanakan.

Catatan harian masih dibuat secara berformat dan tersusun, sama seperti kaedah kedua diatas.

Perbezaannya, catatan perlu dibuat bukan sahaja tentang apa yang anda lakukan sekarang, malah, format ini akan membandingkan sasaran (target)  yang harus anda capai, dan, mempersoalkan mengapa anda gagal mencapat 'target' tersebut.

Format ini juga menuntut anda menggariskan apakah tindakan yang perlu anda rancang apabila anda gagal mencapat 'target' anda sendiri.

Contoh kaedah ini seperti dibawah :-




Kebaikan format ini, ia catatan yang komprehensif, termasuk langkah masa hadapan yang perlu difikirkan dan yang perlu dirancang di masa hadapan. Catatan yang amat berfaedah untuk rujukan di masa hadapan.

Kelemahan format ini, ia menuntut disiplin yang tinggi untuk anda menjawab kelemahan anda sendiri, dan memikirkan apakah tindakan yang perlu anda lakukan untuk setiap 'target' yang anda gagal capai.


Wah, perkongian 3 kaedah telah diberikan kepada anda.

Sekarang, terserah kepada anda, kaedah yang mana bakal menawan hati anda.

Kaedah yang mana juga sesuai dengan matlamat dan faedah kegunaan anda.

Selamat mencuba dan apabila catatan harian telah bermula, bina tahap disiplin yang tinggi untuk mengekalkan catatan harian anda sendiri.



Saiful Mat.





Saturday 20 September 2014

Merasa Tersekat dan Serba-Salah Menegur Rakan Perniagaan dan Pekerja Bawahan?

Pernahkah anda merasa perasaan anda tersekat?

Pernahkah pula anda terasa perasaan anda serba-salah?

Perasaan tersekat dan serba-salah untuk menegur ‘business partner’ atau pekerja bawahan anda, apabila anda melihat mereka melakukan kesilapan kerja?

Atau, apabila anda dapat mengesan mereka memiliki kelemahan yang menyumbang kepada kesilapan kerja?

Maksud kesilapan kerja di sini, anda nampak mereka telah melakukan kecuaian.

Mereka cuai menyempurnakan sesuatu proses kerja hingga menyebabkan perniagaan atau fungsi jabatan anda tidak berperanan sepatutnya, dan menimbulkan kesan masalah yang merugikan.

Kelemahan pada diri mereka , sehingga mereka terlepas pandang sesuatu keperluan amat penting atau mereka tidak memiliki kemahiran (competency) tertentu yang sepatutnya untuk selesaikan masalah sesuatu kerja atau tugas (assignment).

Akibatnya,  fungsi jabatan atau perniagaan anda berhadapan dengan kerugian, menanggung kos tambahan, menghadapi tindakan perundangan atau terlepas sesuatu peluang keemasan?



Mengapa perasaan tersekat anda itu berlaku?

Anda ada hasrat untuk menegur mereka, tetapi hasrat anda tersekat oleh persoalan tertentu yang merisaukan anda.

Kenapa pula perasaan anda serba-salah?

Anda memang rasa perlu sangat untuk jelaskan kepada mereka, tetapi, perasaan anda bimbang jika timbul pula kesan-kesan lain yang bakal menjejaskan hubungan dan anggapan mereka terhadap anda.

Bagaimana gambaran perasaan-perasaan itu ?

  1. Ada isu tertentu tetapi serba salah untuk disampaikan kepada mereka, bimbang mereka terasa hati.
  2. Risau apakah persepsi mereka terhadap anda jika teguran disampaikan.
  3. Bimbang bagaimana agaknya perasaan (hard feeling) mereka jika teguran dibuat.
  4. Terlalu memikirkan adakah mereka boleh menerima teguran yang anda diberikan.
  5. Anda tidak tahu bagaimana untuk memulakan teguran.
  6. Anda tidak pasti apakah kaedah yang sesuai bagaimana kata-kata teguran harus diberikan.
  7. Anda terlalu bimbang adakah mereka nampak kesilapan dan kelemahan mereka apabila anda memberikan teguran.
  8. Timbul perasaan takut dalam diri sendiri jika mereka pula dapat melihat kelemahan diri anda apabila anda menegur kelemahan mereka.
  9. Merasakan wujud jarak perbezaan di antara anda dengan mereka dari sudut peribadi, pendidikan, pegangan, privasi dan pegangan individu apabila berhasrat untuk memberikan teguran.
  10. Anda merasakan mereka tidak wajar ditegur, kerana mereka sepatutnya boleh menyedari apakah kelemahan mereka dan mereka wajar sama-sama merasai kesannya.
  11. Anda merasakan sekarang bukan masa yang sesuai untuk anda menegur mereka. Mungkin ada waktu yang sesuai atau wajar menunggu hingga di penghujung tahun.



Jika ini yang anda hadapi, dan anda tidak berusaha cuba mencari jalan penyelesaian, anda bakal hadapi masalah besar.

Halangan yang anda hadapi perlu diperbaiki, atau, atau ia akan berterusan untuk kesan yang lebih besar.

Persoalannya, bagaimana anda boleh atasi halangan ini?

Saya memiliki beberapa tip bagaimana anda boleh mengatasi halangan ini, yang akan saya kongsikan di coretan seterusnya.

“Stay Tuned” untuk ikuti catatan saya seterusnya…


Saiful Mat.

Wednesday 10 September 2014

Kepentingan dan Faedah Laporan dan Catatan Kerja Setiap Hari

Salam Sejahtera,

Bertemu lagi kita di coretan seterusnya kali ini.

Kali ini saya ingin berkongsi tentang kepentingan dan faedah memilikki laporan kerja setiap hari.

Persoalan ini nampak 'enteng' dan seperti tidak penting. Ia juga mungkin perkara yang remeh-temeh yang perlu difikirkan. Atau, ia juga mungkin menjadi kerja tambahan (additional job) buat anda selain malaksanakan kerja-kerja rutin harian.



Ramai yang tidak sedar..!!

Ramai yang tidak menyedari, catatan laporan kerja yang kita lakukan setiap hari amat-amat sangat bermakna kepada diri sendiri.

Kaedah ini bukan sahaja sesuai untuk seseorang yang berkerja dengan orang lain, atau, juga disebut 'makan gaji', ia juga amat sesuai kepada seseorang yang bekerja sendiri.

Kita sentiasa sibuk berusaha melakukan dan menyiap kerja kita setiap hari, setiap minggu dan setiap bulan. Apabila kita berjaya menyempurnakan kerja mengikut apa yang sepatutnya, kita merasa puas dan gembira.

Itu sudah memang menjadi kewajaran buat kita. Bagi yang makan gaji, buat kerja seperti yang bos suruh atau sasarkan. Jika bekerja sendiri, buat sesuatu mengikut 'target' yang kita tetapkan sendiri.

Malangnya, apabila masa berlalu hari demi hari, kita akan lupa apa yang telah kita laksanakan, apatah lagi apa yang telah kita capai.



Ramai yang terlewat...!!

Bagi yang bekerja makan gaji, apabila tiba pertengahan tahun, atau dihujung tahun, kita tahu yang kita telah mencapai hasil dikehendaki, bos kita pun ikuti perkembangan kita, malangnya, apabila penilaian prestasi dibuat, tiada satu pun pencapaian kita direkodkan.

Akibatnya, kita tidak berpuas-hati atas laporan prestasi yang dibuat terhadap kita.

Jika kita nak mempertikaikan penilaian prestasi kita tidak tepat, dan segala 'target' telah kita capai, atau sebahagiannya telah kita capai, kita sendiri tiada rekod untuk mempertahankan diri pada waktu itu.

Haa, disitulah kepentingan catatan atau laporan rekod harian. Catatan dan laporan harian ini masih boleh dibuat mengikut mingguan atau harian, bergantung kepada kesesuaian kerja kita.

Apabila semua jenis kerja dan pencapaian hasil kerja telah kita catit dengan betul, ia akan menjadi 'back-up' kepada kita untuk membela diri sekiranya laporan prestasi tidak tepat dibuat terhadap kita.



Ramai buat kerja sendiri tatapi tidak berbaloi..!!

Bagi yang bekerja sendiri, anda pasti juga ingin melihat kembali hasil atau pencapaian sesuatu perkara, atau ingin melihat kembali proses sesuatu kerja yang telah anda laksanakan atau ingin menilai semula keberkesanan (effetiveness) diantara faktor kos dan komitment yang telah anda berikan sebelum ini.

Ya, disitulah juga pentingnya catatan dan laporan harian apa yang anda telah lakukan selama ini, untuk membantu anda membuat penilaian secara keseluruhan dalam tempoh tertentu.

Bagaimana catatan dan laporan harian ini wajar dibuat, ia boleh dibuat sama ada secara rasmi atau sebaliknya. Begitu juga, boleh mengikut format tertentu atau berdasarkan kesesuaian diri sendiri.

Yang paling penting, catatan dan laporan harian ini benar-benar bermakna buat anda. Ia mungkin tidak dilihat pada waktu sekarang, tetapi, bila sampai masanya, ia akan mewakili diri anda dalam semua perkara.


Saya akan berkongsi tip-tip penyediaan catatan dan laporan harian ini di lain coretan.

Semuga perkongsian ini dapat membantu anda mengorak persepsi diri kepada lebih baik.

Saiful Mat

Tip Menyediakan Surat Rayuan Rasmi

Salam Sejahtera,

Seperti coretan saya sebelum ini, saya menjanjikan tip-tip bagaimana anda boleh membuat surat rayuan rasmi anda sendiri.

Rayuan rasmi adalah usaha terakhir anda terhadap sesuatu keputusan rasmi yang tidak seperti yang anda harapkan adalah dengan tindakan merayu atau membuat rayuan.

Mengapa rayuan adalah perlu dan mengapa ia penting sebagai tindakah terakhir yang anda harus lakukan?


Tiga sebab utama, mengapa anda perlu membuat rayuan :-
  1. Perundangan di Malaysia membenarkan anda membuat rayuan atas sesuatu keputusan, Oleh itu, anda perlu mengambil kesempatan yang sah ini.
  2. Jika di Mahkamah Sivil, persalah sivil diberi peluang untuk merayu untuk meringankan hukuman, oleh itu, dalam soal pentadbiran, peluang merayu memang terbuka kepada anda.
  3. Rayuan rasmi bertulis turut menjadi pertimbangan didalam sesuatu proses pentadbiran dan perundangan di Malaysia. Tiada rayuan rasmi diterima dianggap faktor pertimbangan tidak diambil kira. Oleh itu, wajar bagi anda membuat rayuan rasmi.

Rayuan perlu dibuat secara bertulis kerana perundangan di Malaysia hanya mengiktiraf penerimaan rayuan bertulis sahaja dalam urusan rasmi.

Akan tetapi, anda perlu fahami bahawa rayuan yang dibuat masih tertakhluk kepada faktor pertimbangan yang akan dibuat oleh pihak penerima.

Perundingan lanjut juga boleh tertakhluk diantara anda dan pihak penerima selepas rayuan bertulis diberikan, seperti perbincangan lanjut, proses timbang-tara, proses 'negotiation' dan sebagainya.

Namun begitu, biarpun anda mungkin boleh mencapai 90% atau 80% atau mungkin juga 60% daripada sasaran yang sepatutnya, hasil daripada rayuan yang dibuat, anda masih tidak rugi kerana berusaha, daripada anda tidak berusaha langsung, atau, anda tidak perolehi sebarang hasil langsung.

Sesetengah orang akan melantik dan mengupah orang lain untuk menyediakan surat rayuan. Ia tidak salah sekiranya anda tiada kemahiran untuk menyediakan surat rayuan rasmi.

Tetapi, tujuan coretan saya ini untuk berkongsi apakah tip asas untuk membantu dan membolehkan anda menyediakan surat rayuan anda sendiri.

Tip Pertama.

Surat rayuan mestilah surat format rasmi. Maksud format rasmi adalah perlu ada nama, alamat dan nombor kad pengenalan pengirim, tarikh surat, rujukan surat, alamat lengkap penerima, tajuk, pendahuluan, isi dan penutup surat.

Perbezaan surat rayuan rasmi dengan surat rasmi yang lain adalah bahagian isi surat perlu mengandungi fakta-fakta sesuai (reasonable facts) terhadap rayuan yang anda lakukan.

Manakala di bahagian penutup pula, itu adalah ruang untuk anda menegaskan pendirian dan komitment anda terhadap rayuan yang anda lakukan dan kesungguhan rayuan anda, dan sumbangannya kepada pihak penerima, kebaikan diri anda, kebaikan keluarga anda, masyarakat, bangsa dan negara.

Tip Kedua

Alamat penerima mesti alamat yang lengkap. Jika rayuan melibatkan organisasi, ia perlu mengandungi maklumat lengkap tentang jawatan, jabatan atau bahagian, alamat organisasi lengkap dan nama individu pihak penerima yang bertanggung-jawab bakal menerima surat rayuan anda.

Pastikan tiada kesilapan kepada ejaan nama dan jawatan atau kedudukan nama individu yang bertanggung-jawab menerima rayuan anda.

Jika penama memilikki sebarang pangkat seperti Yang Berhormat, Datuk, Dr dan sebagainya, pastikan ia tepat, lengkap dan betul.



Tip Ketiga

Sekiranya rayuan yang anda lakukan memilikki rujukan sebarang surat rasmi yang telah anda terima, pastikan anda menulis rujukan surat tersebut di ruangan "rujukan tuan" seperti Tip Pertama diatas.

Ini memudahkan pihak penerima membuat rujukan surat rasmi mereka atau fail rasmi mereka yang berkaitan dengan urusan rayuan anda.

Tip Keempat.

Surat rasmi mesti mempunyai tajuk. Perbezaan dengan surat rasmi yang lain, tajuk mestilah tertulis 'RAYUAN RASMI BERKAITAN......'.

Tajuk surat seumpama jodol sebuah cerita atau novel. Ia akan menggambarkan kandungan surat anda dan membuka persepsi awal penerima di peringkat awal membaca surat rayuan anda.

Tip Kelima

Sekiranya anda telah menghubungi pihak penerima berbincang secara lisan sebelum menghantar surat rayuan rasmi, mulakan pendahuluan surat rayuan anda dengan menyatakan tarikh dan dengan siapa (nama) individu yang telah anda hubungi,

Penyataan ini juga akan membantu pihak penerima merujuk kepada individu terbabit apakah perbincangan dan perkara yang telah anda suarakan secara lisan.

Perlu diingatkan, rujukan perbincangan lisan amat penting untuk membantu faktor rayuan anda turut diambil kira.

Tip Keenam

Jelaskan secara terperinci mengapa dan sebab anda membuat rayuan. Ia seharusnya dalam fakta yang jujur, jelas, nyata, logik dan diterima pakai, di dalam bahagian isi surat rayuan anda.

Sebagai contoh, jika berkaitan kewangan, pendapatan dan taraf gaji anda, fakta rayuan mungkin berkaitan dengan perbelanjaan, tanggungan, jumlah anak-anak, hutang yang perlu ditanggung dan latar belakang keluarga anda.

Jika berkaitan dengan hak milik, fakta rayuan mungkin berkaitan dengan tujuan, matlamat, wawasan atau sumbangan anda kepada masa hadapan, keluarga dan masyarakat anda. Fakta seruan kerajaan juga boleh diambil kira dalam aspek ini.

Jika berkaitan dengan prosiding mahkamah sivil, fakta rayuan mungkin berkaitan dengan kehadiran anda, akuan bersalah, rayuan lisan kepada mahkamah, kos perundangan dan 'respect' anda kepada mahkamah.


Tip Ketujuh

Nyatakan komitment anda dengan bersungguh-sungguh di bahagian penutup surat rayuan anda.

Ia boleh meliputi kepada kesungguhan kenapa anda merayu, kesungguhan anda sekiranya rayuan dipertimbangkan dan kesan yang bakal berlaku kepada kedua-dua pihak sekiranya rayuan anda tidak dipertimbangkan.

Tip Kelapan

Apabila menulis ayat dalam surat rayuan rasmi, anda harus menulis dengan ayat yang jujur, jelas dan padat.

Susunan bahagian-bahagian surat rayuan mestilah teratur dan penerima merasa selesa dengan susunan ayat atau bahasa ayat yang anda gunakan.

Semasa proses penyediaan surat rayuan anda, lebih banyak kali anda menyemak 'draft' surat anda, membaca berulang-ulang kali, mengandaikan anda sebagai penerima membaca surat tersebut, ia akan menjadikan surat rayuan anda lebih mantap dan berkualiti.

Tip Kesembilan

Biarpun surat rayuan boleh dibuat dengan tulisan tangan, tetapi, disebabkan perkembangan teknologi masa kini, adalah lebih baik surat rayuan rasmi ditaip, agar lebih kemas dan ayat atau perkataan lebih jelas.

Anda boleh menggunakan Microsoft Word untuk menaip surat rayuan anda.

Tip Kesepuluh

Dokumen sokongan yang dirasakan perlu boleh dilampirkan sebagai rujukan kepada surat rayuan rasmi anda. Sebagai contoh, jika berkaitan ahli keluarga anda, mungkin memerlukan salinan kad pengenalan (Mykad). Jika tentang pendapatan, mungkin salinan penyata gaji atau penyata Bank, dan dokumen-dokumen berkaitan lain yang penting.


Selamat mencuba, dan, semuga anda berjaya dalam usaha rayuan rasmi yang bakal anda lakukan.

Jumpa lagi di lain coretan.

Saiful Mat.