Pada coretan saya pada 20 Sep' 2014 lalu, saya telah berkongsi satu permasalahan..
Permasalahan perasaan serba-salah untuk menegur Rakan Perniagaan (Business Partner) dan Pekerja Bawahan (Subordinates).
Untuk anda menggigati semula, boleh BACA DISINI.
Apabila perasaan serba-salah ini timbul, memang sukar nak menyampaikan teguran.
Pelbagai perasaan lain juga timbul, macam mana nak mula menegur, mereka dengar atau tidak apa yang nak kita tegur, mereka boleh terima ke teguran kita, mungkin kah mereka akan menegur balik kita, dan sebagainya.
Perasaan ini merupakan cabaran besar buat anda.
Sekiranya cabaran ini tidak dapat diatasi, ia akan menghasilkan masalah yang lebih besar lagi.
Bagaimana untuk menghadapi dan mengatasi situasi ini?
kredit gambar untuk nyalip.com
Kali ini saya ingin kongsikan beberapa Tips bagaimana dapat membantu anda dapat mengatasi perasaan serba-salah semasa menegur rakan perniagaan dan pekerja bawahan anda.
1.) Jangan terlalu 'Straight Forward'.
Sesetengah orang terlalu 'Straight Forward' semasa bercakap.
Sikap ini sesuai untuk menjimat kan masa dan kos. Tetapi, untuk mengatasi perasaan serba-salah diri sendiri untuk menegur orang lain, ia bukan satu pilihan yang sesuai.
Bila menegur, sekiranya anda terus kepada point "yang ini salah, yang itu salah", itu pendekatan yang silap.
Orang yang anda tegur sama ada akan berlakon seolah menerima teguran anda, ataupun, mereka akan memberi maklum-balas yang berlawanan dengan hasrat teguran anda.
Mereka akan mengganguk seolah-olah menerima teguran anda 'straight forward', tetapi apa yang anda sampaikan tidak akan sampai ke hati mereka, dan, akan timbul perasaan tidak berpuas hati di kemudian hari.
Hanya mereka yang betul-betul jujur, amanah, 'high committed' dan 'workholic' sahaja yang boleh menerima pendekatan 'Straight Forward'.
Masalahnya, tidak semua orang begitu. Ramai dikalangan yang agak beremosi dan mempunyai persepsi yang berbeza-beza terhadap sesuatu isu yang ingin anda sampaikan.
2.) Mulakan dengan perbualan biasa.
Sebelum anda membuka isu yang ingin anda sampaikan, elok mulakan dengan perbualan biasa atau 'light talk' terlebih dahulu.
Anda boleh mulakan dengan bertanya tentang diri mereka seperti kesihatan, khabar tentang keluarga, berbincang isu semasa, bertanya sesuatu yang mereka lakukan dan sebagainya.
Pendekatan ini amat sesuai sekiranya orang yang bakal anda tegur seseorang yang 'sensitif' atau 'moody', dan, seseorang yang jarang diajak berbual.
Biarpun mereka akan perasan atau mungkin merasa hairan mengapa cara perbualan anda bermula begitu.
Tapi, anda tidak perlu risau, pendekatan ini akan membuka perhatian mereka atau 'Opening Attention' terhadap sesuatu yang ingin anda sampaikan.
Langkah ini perlu untuk beberapa ketika, agar persefahaman awal dari aspek komunikasi boleh bermula.
Langkah ini juga menjadi inisiatif saling mengenali dan membina persepsi lebih terbuka sebelum membincangan sesuatu topik.
3.) Jujur dalam menyampaikan sesuatu.
Sesuatu perkara atau topik yang ingin anda sampaikan secara jujur amat penting.
Jika anda sendiri yang memantau kelemahan yang mereka lakukan, jangan sekali-kali menggunakan nama orang lain.
Jika orang lain yang menyampaikan maklumat itu kepada anda, jangan sekali-kali anda sampaikan atas nama anda, selagi anda sendiri tidak menyemaknya sendiri.
Jangan takut sekiranya anda dipersoalkan mengapa dan bagaimana anda memantau, menilai atau mengetahui kelemahan yang berlaku kerana anda telah menyemaknya.
Anda juga perlu menjelaskan aspek kebaikan terhadap perniagaan atau syarikat berhubung pemantauan peribadi yang anda telah lakukan.
Apabila anda jujur, mereka akan dapat melihat bahawa perkara yang anda sampaikan adalah suatu teguran yang ikhlas daripada anda.
4.) Gunakan bahasa yang baik.
Pemilihan bahasa dan nada yang sesuai banyak membantu penyampaian anda agar boleh diterima.
Jika anda memilih bahasa yang berhemah, ia tidak akan merendahkan kedudukan anda jika anda seorang 'boss'.
Menggunakan unsur jenaka untuk mengeratkan perhatian penerima juga sesuai.
Tetapi, ingatlah, anda tidak digalakkan menggunakan unsur jenaka untuk melindungi perasaan serba-salah anda, kerana, mereka akan menyedari anda cuba melindungi kelemahan diri sendiri
Kesilapan ini juga akan menggambarkan yang anda tidak ikhlas dan tidak serius dalam apa yang ingin anda sampaikan.
Ingatlah, teguran yang berjaya tidak semestinya perlu nada yang tinggi dan kasar.
4.) Jangan terlalu kerap 'melatah'.
Maksud 'melatah' disini bukan bermakna sifat orang yang mempunyai penyakit 'melatah' apabila disergah.
Maksud 'melatah' disini adalah, anda terlalu terburu-buru menegur orang lain tanpa maklumat yang mencukupi dan tanpa cukup persiapan.
Ia juga membawa maksud sekiranya anda terlalu mudah emosi dan menujukkan 'moody' anda untuk menegur orang lain, apatah lagi, sekiranya anda hanya mendengar dari sebelah pihak sahaja.
Kesilapan ini bukan sahaja akan menjatuhkan kredibiliti anda pada mereka, malahan, anda akan merasa lebih serba-salah dan tidak dipercayai dikemudian hari.
5.) Pendekatan 'eye contact'
Pendekatan 'eye contact' amat popular dalam komunikasi dua hala.
Ia bermaksud, semasa bercakap secara berdepan (face to face), mata anda fokus kepada mata orang yang anda bercakap.
Kaedah ini bukan sahaja mampu menghilangkan perasaan serba salah semasa bercakap, ia juga membina ikatan komunikasi.
Apabila anda fokus terus ke dalam mata mereka semasa bercakap, anda akan dapat merasakan apa yang anda sampaikan akan terus menusuk ke dalam sanubari mereka.
6.) Memek muka yang selesa.
Membina memek muka selesa anda sendiri semasa bercakap dengan orang lain amat mudah untuk mendapat perhatian orang lain semasa bercakap.
Maksudnya disini adalah pastikan memek muka anda memberikan keselesaan kepada orang lain semasa bercakap.
Ia sama ada, memek muka yang tenang, sambil tersenyum, fokus, sesuai dengan nada atau sesuatu topik yang harus diberi penekanan atau membina perbualan yang sedang berlaku.
Menegur seseorang tidak semestinya dengan memek muka yang serius tidak tentu pasal atau menggunakan nada yang tinggi.
Ia hanya akan gagal untuk melindungi sifat serba salah anda, dan lebih buruk lagi, anda tidak akan dihormati oleh orang lain.
Sebaliknya, memek muka yang 'selamba' atau 'tiada perasaan' hanya akan menyebabkan orang anggap anda tidak serius atau semakin menyerlah sifat serba salah.
Jangan sekali-kali semasa bercakap, anda memandang tempat lain atau memandang ke atas. Ini secara 'direct' akan menggambarkan anda tidak jujur, takut dan memang serba-salah.
7.) Buat persiapan sebelum mula menegur.
Persiapan sebelum bercakap menegur orang lain amat penting untuk mengatasi sifat serba-salah anda.
Persiapan disini bermaksud, persiapan perkara yang ingin anda sampaikan dan persiapan pendekatan serta gaya bahasa yang anda ingin gunakan.
Selain itu, persiapan dalam memilih hari, waktu dan lokasi yang sesuai juga amat penting, agar komunikasi anda menjadi lebih berkesan.
Situasi untuk menyampaikan maksud anda tidak semestinya secara 'formal' di bilik mesyuarat atau dalam waktu bekerja.
Bijak mengambil peluang pada situasi 'tidak formal' seperti semasa minum petang, selepas berjogging, selepas makan malam, semasa dalam kenderaan, dan sebagainya banyak membantu mengatasi perasaan serba-salah dan komunikasi anda berjaya.
8.) Menegur menerusi telefon, emel, sms atau media lain.
Jika kaedah ini anda gunakan, ia akan merosakkan lagi situasi yang anda hadapi.
Selain daripada apa yang bakal anda katakan akan disalah anggap atau disalah fahan oleh penerima, ia semakin menyerlah perasaan serba-salah anda dan sifat anda berselindung dari sesuatu.
Kaedah ini hanya sesuai sekiranya memang telah terjalin suatu ikatan komunikasi dan persefahaman diantara anda dan penerima sama ada dalam sesuatu perkara mahupun sesuatu keadaan.
Sebagai contoh, sekadar untuk 'follow-up' perkara yang telah dibincangkan atau sekadar sebagai 'friendly reminder' untuk sesuatu ingatan penting.
9.) Teguran mesti berfakta.
Ini adalah tanggung-jawab anda sendiri sebelum berhasrat menegur orang lain dan untuk mengelakkan anda merasa serba-salah menegur mereka.
Anda mesti mempunyai fakta yang tepat dan benar tentang sesuatu perkara atau kelemahan yang anda ingin menegur mereka.
Fakta-fakta ini boleh anda perolehi menerusi 'home work' yang anda lakukan dengan menyemak, mengumpul maklumat dan menilai sendiri kelemahan mereka untuk tempoh tertentu.
Jangan sekali-kali menggunakan 'andaian' orang lain untuk disampaikan kepada mereka. Jika tidak benar, anda akan di 'label' sebagai suka 'berkata belakang' mereka dan tidak jujur.
Jika fakta-fakta yang anda kumpulkan berjaya anda tunjukkan semasa sessi perbincangan dengan mereka, itu adalah yang 'tarbaeek!!'. Itu akan menjadi sebab kukuh mengapa anda wajar menegur mereka.
10.) Terima kelemahan diri.
Orang lain akan juga menegur anda semasa sessi anda menegur mereka.
Sama ada mereka menegur kerana apa yang turut mereka perhatikan atau andaian mereka, setidaknya mereka menyampaikan secara 'direct' kepada anda.
Lagipun, siapa jua kita, kita sendiri tidak akan perasan apa kelemahan diri kita sendiri.
Terima dengan terbuka sebarang teguran yang juga mereka sampaikan kepada kita. Tunjukkan anda menerima teguran mereka dan berusaha turut akan berusaha sama-sama memperbaiki diri.
11.) Gaya bercakap sambil memegang sesuatu berkaitan.
Ini akan membantu untuk menghilangkan perasaan gemuruh atau serba-salah semasa bercakap dengan orang lain.
Gaya memegang sesuatu sambil bercakap adalah seperti memegang fail, tablet, smart-phone, dokumen dan sebagainya.
Tetapi, jangan pula anda terlalu memandang apa yang ada pegang semasa bercakap pula...itu lain pula maksudnya.
Kaedah ini juga bakal menunjukkan kepada bahawa anda telah membuat persediaan sebelum sessi yang anda laksanakan bersama mereka.
Selamat mencuba dan berjaya.
Sekiranya anda ada sebarang 'feed-back', saya mengalu-alukan sebarang komen.
Saya juga mengalu-alukan anda menjadi 'member' untuk blog saya ini agar anda dapat 'update' perkongsian blog saya.
No comments:
Post a Comment